Septembre 2007

I - Les personnes visées et les textes concernés
II - Les documents visés
III - Les mentions visées

I - Les personnes visées et les textes concernés

Mentions obligatoires applicable à toute personne

Le décret du 30 mai 1984 relatif au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) oblige toute personne, physique ou morale, immatriculée à indiquer son numéro unique d'identification (SIREN) suivi de la mention RCS et du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, sur tous les documents qu'elle communique aux tiers, afin de permettre à toute personne l'obtention auprès du greffe compétent des copies ou extraits du registre les concernant.

Doivent être immatriculés au RCS : Les commerçants personnes physiques, toute société commerciale, les sociétés civiles, les groupements d’intérêt économique, les entreprises publiques, les associations qui émettent des obligations, les locataires-gérants de fonds de commerce.

Mentions obligatoires applicables à certaines catégories de personnes :

Ces mentions figurent dans les textes suivants :
- Pour les sociétés commerciales : Les articles L210-1 à L247-9 du code de commerce
- Pour les groupements d'intérêt économique : Les articles L251-1 à L251-23 du même code
- Pour les sociétés civiles : Le décret du 3 juillet 1978
- Pour les sociétés coopératives : La loi du 10 septembre 1947

II - Les documents visés :

Dès son immatriculation, l'assujetti doit faire figurer diverses mentions obligatoires sur ses papiers et documents commerciaux destinés aux tiers

- Le décret du 30 mai 1984 donne une liste : factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires, ainsique toutes correspondances et récépissés concernant l'activité de la personne assujettie et signés par elle ou en son nom.

- Les textes spécifiques aux personnes morales : « actes et documents émanant de la personne et destinés aux tiers, notamment les lettres, factures, annonces et publications diverses »

Toutes ces mentions doivent figurer en caractères apparents et sans abréviation.

Remarque : Selon une réponse ministérielle, il semblerait que les enveloppes et emballages ne soient pas concernés par ce décret. Il en irait de même, selon le comité juridique de l’ANSA, pour les documents internes et ceux qui sont d’ordre purement factuel .
Par contre sont en principe concernés les courriers électroniques, puisque sont visés les documents officiel quel que soit leur support.

III - Les mentions visées :

Les mentions FACULTATIVES

Bien que l'indication du siège social ou du domicile ne soit pas obligatoire, cette indication constitue néanmoins une pratique bien établie par les commerçants. Il est à noter que cette mention doit néanmoins figurer sur les chèques.
Il résulte soit des habitudes de l'entreprise soit d'un souhait de communication ou d'image de faire figurer sur les papiers et documents d'autres mentions telles que : références bancaires ou postales, code APE, numéro d'identification TVA...

Les mentions OBLIGATOIRES

1) Les commerçants personnes physiques
Le numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

2) Les sociétés à responsabilité limitée (SARL)
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Dénomination sociale précédée ou suivie de : «société à responsabilité limitée» ou «SARL ».
- Montant du capital social.
- Pour les SARL à capital variable, ajouter les mots : «à capital variable». Sanction : amende de 3.750 euros.
- Pour une société ayant son siège à l'étranger, indiquer : la dénomination ; la forme juridique ; le lieu du siège social et (le cas échéant) le numéro d'immatriculation dans l'état où la société a son siège et (le cas échéant) qu'elle est en état de liquidation.
- Pour une société en liquidation, préciser : « société en liquidation » assortie du nom du ou des liquidateurs.

3) Les sociétés en nom collectif (SNC)
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Dénomination sociale précédée ou suivie de : «société en nom collectif» ou SNC ».
- Pour une société ayant son siège à l'étranger, indiquer : la dénomination ; la forme juridique ; le lieu du siège social et (le cas échéant) le numéro d'immatriculation dans l'état où la société a son siège et (le cas échéant) qu'elle est en état de liquidation.
- Pour une société en liquidation, préciser: «société en liquidation» assortie du nom du ou des liquidateurs.

4) Les sociétés par actions (SA) et sociétés par actions simplifiées (SAS)
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Dénomination sociale précédée ou suivie de : « société anonyme » ou « SA » ou « société par actions simplifiées » ou « SAS » ou « société en commandite par actions » .
- Montant du capital social.

- Pour une société ayant son siège à l'étranger, indiquer : la dénomination ; la forme juridique ; le lieu du siège social et (le cas échéant) le numéro d'immatriculation dans l'état où la société a son siège et (le cas échéant) qu'elle est en état de liquidation.

 - Dans le cas d'augmentation de capital résultant de conversion d'obligations convertibles à tout moment, de levées d'options de souscription d'actions possibles à tout moment et du paiement de dividende en actions, et sauf si l'augmentation de capital dépasse de 10 % du montant antérieur du capital, la société n'est tenue de mentionner le nouveau montant du capital dans les actes et documents visés à l'alinéa 1er qu'à l'expiration d'un délai de trois ans à compter de la constatation de l'augmentation de capital.

- Pour une société en liquidation, préciser : « société en liquidation » assortie du nom du ou des liquidateurs.

5) Les sociétés civiles :
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Raison ou dénomination sociale précédée ou suivie des mots (si elle ne les contient pas) : « société civile » suivis par l'indication du capital social et (le cas échéant) les mentions requises par le statut légal particulier auquel la société est soumise.

6) Les groupements d’intérêt économique (GIE) :
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Dénomination du groupement suivie des mots « groupement d'intérêt économique » ou du sigle « GIE» . Sanction : amende de 3.750 euros.

7) Pour les associations immatriculées au RCS :
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

Deux conditions à remplir pour que les associations soient immatriculées au RCS :
- Exercice exclusif ou non d'une activité économique effective depuis deux ans au moins ;
- Autorisation par l'assemblée générale d'émettre des obligations.

8) Pour le locataire gérant :
Doivent figurer :
- Numéro d'identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Qualité de locataire gérant du fonds de commerce.

Attention  : D'autres mentions obligatoires doivent figurer pour certaines professions réglementées telles que notamment : licence d'agence de voyage, carte professionnelle des agents immobiliers …

SANCTIONS en l’absence de mentions obligatoires

1) Injonction de faire
La sanction concerne l’absence des mentions suivantes suivie du montant du capital :

• « Société à responsabilité » ou « SARL »
• « Société anonyme » ou « SA »
• « Société par actions simplifiée » ou « SAS »
• « Société en commandite par actions »
• « Société européenne» ou « SE »
• ou de la mention propre à chaque société par action : SA, SAS …

Sanction : Le défaut de la dénomination sociale accompagnée du statut juridique et du montant du capital n’est plus pénalement sanctionné. Il peut néanmoins donner lieu à une injonction de faire, qui est une décision rendue par le président du tribunal de commerce, à la demande de tout intéressé.
Le président statuera en référé et imposera sous astreinte, au représentant légal ou au commerçant, de faire figurer les mentions manquantes (ArticleL.238-3 du code de commerce).

2) Contravention de 4ème classe
Cette sanction s’applique aux personnes physiques et morales qui doivent être immatriculées au RCS, en l’absence des mentions suivantes :
Le numéro d’identification, la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l’entreprise, le siège social, l’état de liquidation, les mentions supplémentaires pour une société dont le siège est à l’étranger, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire (Article R.123-237 du code de commerce).
L’absence de ces mentions est punie d’une amende prévue pour les contravention de 4 ème classe, soit d’un montant pouvant aller jusqu’à 750 euros (article 131-13 du code pénal).

3) Autres sanctions
Pour les SNC : l’absence de dénomination sociale accompagnée du statut juridique, est passible d’une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 1500 euros.

Pour les société en liquidation : l’absence de la mention « société en liquidation » assortie du nom du ou des liquidateurs est passible d’une amende pouvant atteindre 1500 euros.

Concernant les GIE : l’absence de la dénomination du groupement suivie ou précédée des mots « groupement d’intérêt économique » est passible d’une amende pouvant atteindre 3750 euros.